Saber se relacionar com a mídia e dar boas entrevistas é essencial para garantir boas matérias, evitar ou amenizar crises e fortalecer a reputação das empresas. Mas não é sempre que a pessoa responsável por falar para a mídia está preparada para se expor, não é mesmo? Encarar uma entrevista nem sempre é uma tarefa tranquila, já que o nervosismo costuma aparecer. Mas, é imprescindível passar uma boa imagem neste momento.
É para que o assessor de imprensa possa preparar as pessoas que falarão em nome das marcas, que existe o Media Training. Também conhecido como treinamento de mídia, essa ferramenta é muito importante, uma vez que apresenta ao chamado porta-voz as regras do jogo nos bastidores do jornalismo.
Todo assessor de imprensa sabe que o contato estreito e permanente com os meios de comunicação, tanto online como off-line, proporciona benefícios mútuos: por um lado, facilita a divulgação dos serviços da empresa e, por outro, permite à imprensa o acesso rápido e seguro às informações e aos profissionais responsáveis pelo negócio.
Todas as empresas estão sujeitas a uma exposição intensa na mídia, sobretudo com a intensificação das mídias não tradicionais, como redes sociais, sites, portais de vídeos e outros. Cada tipo de veículo tem uma linguagem específica e é necessário se adequar a cada uma delas para transmitir as mensagens certas e transparentes.
Quem representa uma marca, um produto ou a imagem de uma empresa, precisa entender como o jornalismo funciona, saber como se portar frente às câmeras – em caso de entrevistas para televisão ou sites de vídeo -, como se relacionar com os jornalistas, discursar em eventos, entre outras habilidades que são justamente desenvolvidas e praticadas durante o media training.
O media training é uma estratégia fundamental para a agência antes da realização de ações. A capacitação é aplicada de diferentes maneiras, seja por meio de workshops, palestras ou simulação de entrevistas. O importante é fazer em um formato que faça com que o porta-voz compreenda as melhores práticas para tratar com os veículos de comunicação.
Vamos te mostrar aqui algumas dicas para que você oriente adequadamente o porta-voz.
Porta-vozes | Quem deve falar com a imprensa?
E afinal, quem são os porta-vozes? É importante compreender que nem todo mundo está capacitado para falar em nome da empresa e ser o porta-voz durante a entrevista ou coletiva de imprensa. A escolha dessa pessoa dependerá da estrutura de cada empresa, mas em geral são os presidentes, CEOs e gestores, ou ainda os assessores de imprensa e comunicação ou diretores de Relações Institucionais.
Em casos específicos, muitas vezes outras pessoas assumem este papel, como é o caso de jogadores de futebol, artistas, curadores, políticos, entre outros. Neste caso, é ainda mais fundamental que seja feita uma capacitação para que a pessoa se sinta segura diante da imprensa e passe as mensagens corretas, de forma clara.
O importante é considerar quem é a pessoa certa para falar sobre determinados assuntos com propriedade.
Quando o media training deve ser feito?
Definidos os porta-vozes, é hora de prepará-los para as possíveis entrevistas que virão. Não é necessário fazer um media training a cada ação desenvolvida pela assessoria de comunicação, mas existem algumas situações que são chave e que demandam este treinamento.
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Comunicar uma estratégia relevante para a empresa
Em geral, os media training são realizados quando alguma estratégia importante deve ser comunicada à imprensa, por meio de coletiva de imprensa, encontro informal com jornalistas ou depois que o release for enviado aos veículos e começar a surgir demandas de entrevistas.
Se a estratégia é relevante para a organização, o media training será fundamental para garantir que ela seja transmitida com clareza, assertividade e sem espaço para furos ou má interpretações.
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Mudança de liderança
É comum no mundo corporativo que os presidentes, diretores e outros porta-vozes sejam substituídos. Por isso, é necessário reciclar os conhecimentos do novo representante para que passe a falar em nome da empresa.
Cada pessoa tem um perfil diferente, com dificuldades diversas e, dessa forma, o media training deve ser adaptado a cada necessidade.
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Gerenciamento de crises
O media training é muito utilizado para amenizar possíveis crises ou até mesmo evita-las. Com um mercado muito dinâmico, o fluxo de informações é intenso – principalmente na internet -, e é necessário que a empresa esteja sempre alerta para responder a críticas, se reportar oficialmente diante dos obstáculos e ser transparente com os públicos que se interessam pelo seu negócio.
Por isso, o importante é que o media training seja feito regularmente. Dessa forma, ao surgir uma crise o porta-voz estará preparado previamente para se reportar e se expor com segurança. Caso contrário, é bem possível que a crise se agrave e as informações fiquem defasadas e sejam má interpretadas. E ninguém quer que isso aconteça!
Dicas para melhorar o seu media training
É muito comum escutarmos dos assessores de imprensa que a entrevista poderia ter sido mais bem aproveitada, ou que o porta-voz poderia ter tido um desempenho melhor ao transmitir as informações. Mas, é necessário lembrar que o porta-voz geralmente possui outra função na empresa e, por mais que tenha conhecimentos sobre o negócio, pode não saber bem como compartilhar a informação de forma adequada.
Por isso, selecionamos algumas dicas para que você possa orientar bem o seu assessorado para aparecer na mídia.
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Trace um plano de comunicação e suas mensagens-chave
A primeira etapa para o media training é definir as estratégias que serão comunicadas e as mensagens-chave (ou key messages). O treinamento para se expor à imprensa deve ser feito pelo assessor de imprensa ou de comunicação, com foco nos objetivos estratégicos da empresa. Caso isso não esteja claro, é fundamental realizar previamente um plano de comunicação.
Definidas as estratégias, o assessor deve selecionar as mensagens-chave, ou seja, os tópicos principais que precisam ser ditos durante as entrevistas e que estão presentes no plano de comunicação. É necessário lembrar, também, que cada público da empresa ou veículo de comunicação requer uma linguagem diferente e muitas vezes deve ter acesso a mensagens diferentes.
Nesse passo, defina também as mensagens que não podem ser divulgadas. O porta-voz precisa estar ciente destes temas ou palavras para que não cometa deslizes durante as entrevistas e divulgue informações não estratégicas.
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Pesquise o perfil do veículo ou jornalista
Sabemos que cada jornalista tem um perfil diferente e cada meio de comunicação tem uma realidade distinta. Por isso, é necessário que você pesquise cada um deles durante o planejamento de mídia e repasse ao porta-voz as características respectivas.
Informe a ele os prazos necessários para envio das informações ou se é importante reservar alguma informação para que ela se torne exclusiva para determinado jornalista. Esteja atento se o jornalista é conhecido por ser polêmico, se geralmente se aprofunda nos temas ou faz entrevistas mais superficiais,
Caso a entrevista seja focada para mídias online, foque em detalhes que possam ser atrativos e, por isso, compartilhados. Se for para TV ou sites de vídeos, saiba previamente qual a cor predominante do cenário, já que isso irá influenciar na roupa que o porta-voz deverá vestir; pesquise sobre a linguagem que é utilizada pelo veículo, se a entrevista deve ser mais formal ou mais informal.
Reúna todas estas informações de forma sistematizada e explique-as ao seu assessorado durante o media training. Lembre-se que o tempo nas empresas é curto e, por isso, seu media training deve ser rápido, porém preciso.
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Zele pela imagem do porta-voz
Um detalhe muito importante que deve ser passado ao porta-voz durante o media training é sobre a sua imagem. Sobretudo para mídias com vídeo e para fotos, é imprescindível que a aparência esteja adequada.
O visual é muito importante para a formação da opinião e o que nenhum assessor quer é que a imagem do porta-voz prejudique a transmissão da mensagem. Acredite: gravata torta, cabelo despenteado, excesso de maquiagem, zíper aberto, decote exagerado, tudo isso influencia na forma como o espectador irá interpretar o seu conteúdo.
Importante também reforçar que durante a entrevista é essencial que o porta-voz trate bem aos jornalistas, cumprimente-os adequadamente, evite termos inapropriados ou que possam ser interpretados como preconceito, entre outras atitudes que considerar que possam atrapalhar a imagem da empresa.
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Treine as respostas com o cliente
Durante o media training e, sobretudo, antes de qualquer entrevista, crie uma lista com perguntas que são possíveis dos jornalistas questionarem a respeito do tema. Sente com o assessorado e defina junto com ele as respostas adequadas para cada pergunta. Principalmente as questões capciosas! Depois, faça ajustes de acordo com a imagem que o porta-voz e a empresa desejam ter após a aparição na mídia.
Evite entregar um questionário pronto já com as respostas para o assessorado, o famoso Q&A (perguntas e respostas). Afinal, ele não irá decorar as respostas, mas precisa compreender cada ponto das respostas para não se desviar dos objetivos.
E afinal, o que a empresa ganha com o media training?
O principal benefício do media training é o fortalecimento da imagem da empresa, para garantir mais credibilidade ao negócio. Com entrevistas melhores, sem margem para enganos e deslizes, as reportagens e menções sobre a marca se tornam mais assertivas e, em determinados casos, mais frequentes. Quando o porta-voz é bem preparado, as chances de ser solicitado pela imprensa também aumentam, já que ele será considerado uma boa fonte para jornalistas.
Os jornalistas e formadores de opinião gostam quando seus entrevistados são bem informados e desenvoltos, já que isso faz com que as matérias fluam e sejam mais consistentes. O media training assegura que isso aconteça.
Ao receber o treinamento, o porta-voz se torna apto a controlar as informações que devem e as que não devem ser transmitidas, o que garante a melhoria da eficiência da comunicação como um todo. Afinal, ele será uma ponte entre o jornalista e o público, ou seja, a empresa e os stakeholders.
Quanto maior o número de boas entrevistas que a empresa der, maior sua visibilidade no mercado e, consequentemente, mais recheado estará o seu clipping de notícias. Por fim, o plano de comunicação envolve todos esses passos para que a empresa cliente tenha um bom resultado de vendas, de imagem e de reputação e para que o trabalho da assessoria de imprensa e comunicação seja mais valorizado!
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