Grandes empresários e figuras conhecidas do mundo corporativo já utilizam o Business Intelligence há pelo menos 30 anos.
A boa notícia é que, com a universalização do acesso à internet e suas novas ferramentas e possibilidades, o BI ficou disponível também para os pequenos empreendedores melhorarem as decisões diárias do seu negócio.
Isso pode significar muito para você, já que agora não é mais necessário ter equipes enormes com cientistas de dados, programadores e outros profissionais de TI com computadores caríssimos para medir resultados.
Tudo que você vai precisar para começar a monitorar todas as informações realmente relevantes para o seu negócio é de um pouco de conhecimento sobre Business Intelligence e a forma correta de utilizá-lo. Além, claro, de uma boa dose de prática.
E esses são exatamente os pontos que vamos abordar neste artigo: o que é Business Intelligence, para que serve, como é usado e o que você deve saber para tomar decisões acertadas depois de reunir uma grande quantidade de dados e analisá-los.
Leia até o final e saiba como aplicar esse importante conceito no monitoramento de dados da sua empresa, facilitando a tomada de decisão e tornando seus processos mais lógicos e profissionais.
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O que é Business Intelligence
Se você nunca ouviu falar a respeito, só de traduzir esse termo — que daria algo como “inteligência de negócios”, em português — já temos uma ótima pista do que ele significa.
Inteligência nos negócios depende, antes de qualquer outra coisa, de dados confiáveis. Não importa sobre o que eles sejam: preços dos produtos do seu concorrente, comportamento dos seus clientes, como fazer compras mais inteligentes ou qualquer outro ponto que se possa transformar em números.
Medindo tudo, você consegue, por exemplo, impedir que certos itens “emperrem” no seu estoque, enxergar formas de aumentar seus lucros, maneiras de investir seu dinheiro e fazer análises econômicas dos próximos anos.
E o melhor: tudo isso levantando uma boa quantidade de dados rapidamente.
O fundamental é que você veja os números de tudo antes de tomar qualquer decisão. Afinal, é isso que o Business Intelligence ou BI torna possível: conseguir dados, analisá-los, entender seu problema por meio deles, decidir o que fazer a respeito.
E voltar ao início, repetindo todo esse ciclo e refazendo tudo que não deu certo.
É sobre essa última parte, aliás, que vamos falar agora: o monitoramento de informações. Afinal, você não para de lidar com os números só porque já tomou a decisão que precisava, e analisar os dados do seu negócio deve se tornar parte da sua rotina.
Como usar Business Intelligence para monitorar informações
Se você fizer uma pesquisa agora mesmo, vai encontrar vários softwares gratuitos que são capazes de analisar os números do seu negócio facilmente. Mas vão bastar também uns poucos minutos para que você chegue à conclusão de que eles coletam tantos dados e tão rapidamente, que não é impossível que tudo fique ainda mais confuso.
O maior desafio, portanto, não é conseguir informações, mas monitorá-las. Não são todos os números que importam para o seu negócio e você deve saber “minerar” as informações — como dizem os profissionais de Ciência de Dados — e guardar apenas os que fazem sentido.
Vamos desdobrar o processo utilizado para lidar com esses dados, para que o monitoramento de informações fique mais claro na sua cabeça. Você pode dividi-lo em 4 etapas:
1. Planejamento
Essa parte serve para que você se concentre na qualidade dos dados. Planeje o que pretende medir, como e quais informações se prestam melhor à função.
Por exemplo: vamos supor que você queira saber se a rotatividade dos produtos do seu estoque é boa.
Com certeza, a data de entrada e de saída de cada produto do estoque são informações essenciais.
Essas, você mesmo deve informar ao software. A partir delas, ele vai te devolver dados numéricos muito sofisticadas e em grande quantidade.
O tempo médio que um item permanece parado, como o valor dele desvaloriza de acordo com a inflação e outras variações econômicas quando você o mantém parado por tanto tempo e qualquer outra coisa que solicitar.
Mas o software é uma máquina e não tem capacidade de selecionar os dados mais relevantes. Ele pode, por exemplo, retornar informações sobre como o seu tempo médio é maior ou menor que o da China ou República Tcheca. E para você, pequeno empreendedor que tem uma empresa local, isso não acrescenta muita coisa.
Por isso, na fase de planejamento do seu monitoramento, você seleciona quais dados são importantes, armazena e remove o resto do caminho, para não perder tempo.
2. Obtenção dos dados
Essa é a parte mais rápida. Uma vez que você fez o planejamento e inseriu as informações sobre o seu estoque, ele gera relatórios em segundos, com todas as informações que você precisa.
3. Análise dos dados
Essa etapa depende muito do seu discernimento: vai ser necessário comparar esses dados com a realidade do seu negócio e entender o que eles significam na prática.
Voltando ao nosso exemplo: se você sabe, com base nos dados que acabou de adquirir, que um determinado produto fica no seu estoque por meses, é interessante comprá-lo em menor quantidade, não é mesmo?
Assim você evita que esse item se desvalorize diante da inflação ou que perca a data de validade, se for do tipo perecível.
Mas é importante notar que não há um só caminho a seguir. Se o produto não é perecível e a sua análise de BI reporta que o valor de compra dele vai subir por causa da alta do dólar nos próximos meses, uma boa decisão é mantê-lo em estoque para vender mais caro no futuro.
4. Monitoramento
O monitoramento propriamente dito é apenas a última fase, mas envolve todas as 4 etapas do processo. Consiste em repetir o procedimento incansavelmente, já que o mercado muda, os dados que você consegue mudam e, logicamente, suas decisões mudam a cada nova medição.
Portanto, você vai precisar estipular um ciclo, para começar todas as etapas novamente. Esse período não deve ser muito curto — a ponto de você mudar sua rotina antes de saber se ela funciona bem ou mal —, nem muito longo — a ponto de haver perda financeira levando a cabo procedimentos que você já sabe que não vão dar em nada.
Crie um ciclo para monitorar suas informações para cada área específica: uma para as campanhas de marketing, outra para a rotatividade do estoque, uma terceira para compreender a rotina de compra de cada um dos seus clientes mais fiéis e assim por diante.
Depois, basta deixar que o software faça o resto, levantando em poucos segundos dados que, sem os computadores modernos, você precisaria de uma equipe de pesquisadores, estatísticos, contadores e analistas para conseguir. Nada mal, não é mesmo?
Vantagens e dificuldades de se usar BI
Como você deve ter notado, o Business Intelligence pode trazer benefícios imediatos para qualquer negócio, de qualquer tamanho, se for utilizado da forma correta.
E um alívio imediato que ele causa é tirar aquele peso da dúvida de cada decisão que você toma. Agora, os números são responsáveis pela decisão, tanto quanto você.
Mas os benefícios não param por aí: com o BI você acelera esse processo de tomar decisões, diminui o desperdício no seu negócio — coletando dados sobre como os seus recursos são utilizados — otimiza seu tempo, vende mais, trabalha menos, aumenta a eficiência operacional e adquire enormes vantagens competitivas.
Entretanto, nem tudo são flores: tantas vantagens dependem de que você seja aplicado em aprender a “minerar” os dados, escolhendo os mais relevantes.
Além disso, a capacidade de interpretar bem esses dados vai ser essencial para que a BI torne as coisas mais simples para a sua empresa. Sem contar, claro, que pode ser necessário dar treinamento para alguns funcionários, caso sejam eles a operar esses softwares.
Há um último benefício inestimável que o Business Intelligence vai trazer para o seu negócio. Ele vai te ensinar na prática uma das maiores qualidades que um empreendedor pode ter: saber fazer as perguntas certas. Com tantos dados disponíveis, você vai questionar o que deve ser questionado e adquirir um senso do valor matemático que o seu negócio representa para você mesmo, seus colaboradores e clientes.
Saber como você é importante, em números, para todos que se relacionam com a sua empresa torna seu trabalho mais pragmático e motivador. E saber o que eles significam, em números, para você dá confiança e assertividade nas decisões, além de gerar lucro!
Conclusão
Como dissemos na introdução deste artigo, o BI é mais uma vantagem que o desenvolvimento tecnológico e a internet trouxeram para quem busca o autoconhecimento, tem faro para os negócios e muita disposição, porém pouca capacidade de investir.
Se dedicar uma parte do seu tempo a compreender, dominar e aplicar essa tecnologia no monitoramento das informações do seu negócio, você vai diminuir significativamente a distância entre o seu pequeno empreendimento e as grandes ideias que viraram um sucesso. Afinal de contas, será que não foi assim que nasceram quase todos os grandes?
E já que você está disposto a dar esse primeiro passo para melhorar a coleta de dados da sua empresa, não deixe de conferir o nosso artigo O que é sistema de informação e quais são as suas características? Quanto mais você souber sobre informações, mais efetivo vai ser o seu uso do Business Intelligence.
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Artigo produzido pela equipe Saia do Lugar.
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